DJ Rechnung schreiben: Pflichtangaben, Muster und Steuer
Der Auftritt war ein Erfolg, jetzt fehlt nur noch das Geld. DJ Rechnung schreiben klingt nach Papierkram, ist aber schnell erledigt, wenn du weißt, was draufgehört.
In diesem Beitrag gehen wir die Pflichtangaben Schritt für Schritt durch. Mit einem Muster für Kleinunternehmer, einer Beispielrechnung mit 19 % Umsatzsteuer und dem, was seit 2025 bei der E-Rechnung gilt.
KI31. Oktober 2026 · 8 Min. Lesezeit
Inhalt dieses Beitrags
Kurzer Hinweis vorab: Ich bin DJ und Coach, kein Steuerberater. Das hier ist keine Steuer- oder Rechtsberatung, sondern der Stand der Gesetze im Oktober 2026, verständlich erklärt.
Pflichtangaben Schritt für Schritt
Was auf eine Rechnung gehört, regelt § 14 Absatz 4 im Umsatzsteuergesetz. Für eine Rechnung als DJ sind acht Punkte wichtig. Die zwei übrigen betreffen Sonderfälle wie Gutschriften, die beim Auflegen kaum vorkommen.
- Name und Anschrift: deine eigenen und die deines Kunden, vollständig.
- Steuernummer oder USt-IdNr.: die Nummer, die dir dein Finanzamt gegeben hat.
- Rechnungsdatum: der Tag, an dem du die Rechnung ausstellst.
- Rechnungsnummer: fortlaufend und nur einmal vergeben, zum Beispiel 2026-014.
- Leistung: was du gemacht hast, zum Beispiel DJ-Service für eine Hochzeit mit sechs Stunden Spielzeit.
- Leistungsdatum: das Datum deines Auftritts.
- Gage: der Betrag, getrennt nach Steuersätzen, falls es mehrere gibt.
- Steuer: Steuersatz und Steuerbetrag oder der Hinweis, dass keine Umsatzsteuer anfällt.
Beim Punkt Leistung lohnt sich etwas Sorgfalt. Schreib nicht nur „DJ“, sondern Anlass, Spielzeit und was im Preis enthalten ist. Dann weiß dein Kunde auch Monate später noch, wofür er bezahlt hat.
Nicht vorgeschrieben, aber praktisch sind deine Bankverbindung und ein Zahlungsziel. Wenn du eine DJ Rechnung schreiben willst, gehören beide in deine Vorlage. Mehr dazu weiter unten.
Fehlt eine Angabe, ist die Rechnung nicht ordnungsgemäß. Für deinen Kunden ist das vor allem dann ärgerlich, wenn er ein Unternehmen ist und die Umsatzsteuer als Vorsteuer abziehen will.
Ein Sonderfall ist die Kleinbetragsrechnung bis 250 € (§ 33 UStDV). Hier reichen dein Name und deine Anschrift, das Datum, die Leistung und der Betrag mit Steuersatz. Für eine ganze Hochzeit wirst du sie kaum brauchen, für ein kleines Zusatzpaket aber schon.
Kleinunternehmer: Gage ohne Umsatzsteuer
Als Kleinunternehmer nach § 19 UStG berechnest du keine Umsatzsteuer. Seit 2025 gelten dafür zwei Grenzen: höchstens 25.000 € Umsatz im Vorjahr und höchstens 100.000 € im laufenden Jahr.
Wichtig: Überschreitest du im laufenden Jahr die 100.000 €, ist schon der Umsatz, mit dem du über die Grenze gehst, nicht mehr steuerfrei. Bei 25.000 € im Vorjahr schaust du dagegen am Jahresanfang nach, ob du im neuen Jahr noch Kleinunternehmer bist.
Auf die Rechnung schreibst du statt der Umsatzsteuer einen Hinweis, zum Beispiel: „Gemäß § 19 UStG wird keine Umsatzsteuer berechnet.“ Weise als Kleinunternehmer nie Umsatzsteuer aus. Sonst schuldest du sie dem Finanzamt trotzdem.
Seit 2025 reichen dir laut § 34a UStDV sogar weniger Angaben: Rechnungsnummer und Leistungsdatum sind dort nicht vorgeschrieben. Ich würde beide trotzdem immer draufschreiben, damit jede Rechnung eindeutig zu einem Auftritt passt.
Du darfst auch freiwillig auf die Kleinunternehmerregelung verzichten und Umsatzsteuer berechnen. Dann bist du aber mindestens fünf Kalenderjahre an diese Entscheidung gebunden (§ 19 Absatz 3 UStG).
Mit 19 % Umsatzsteuer: So sieht die Gage aus
Bist du kein Kleinunternehmer, schlägst du 19 % Umsatzsteuer auf deine Gage auf. Dieses Geld gehört nicht dir, du reichst es nur ans Finanzamt weiter.
Der Gagenrechner macht das automatisch, wenn du bei „Bist du Kleinunternehmer?“ Nein wählst. Mit den Standardwerten für eine Hochzeit kommen so aus 1.199 € als Kleinunternehmer 1.449 € mit Umsatzsteuer.
Auf der Rechnung teilst du den Betrag auf: 1.217,65 € netto plus 231,35 € Umsatzsteuer ergeben 1.449,00 €. Die 231,35 € führst du ans Finanzamt ab.
Der Vorteil: Du darfst die Umsatzsteuer aus deinen Einkäufen, etwa für neue Technik, als Vorsteuer abziehen. Als Kleinunternehmer geht das nicht.
Rechne einmal nach, wo du stehst. Mit 30 Auftritten zu je 1.199 € kommst du auf 35.970 € im Jahr. Dann bist du im Folgejahr kein Kleinunternehmer mehr, und deine Gage braucht die 19 % obendrauf.
Pauschale, Anzahlung und Zahlungsziel
Auf der Rechnung steht, was du vorher angeboten hast. Hast du eine Pauschale vereinbart, schreibst du sie als eine Position und beschreibst darunter, was drinsteckt.
Eine Position, zum Beispiel „DJ-Service Hochzeit“, mit Vorgespräch, Aufbau, Technik, Anfahrt und Spielzeit in der Beschreibung.
Einzelne Positionen für Spielzeit, Technik oder Anfahrt. Möglich, lädt aber zum Feilschen über jeden Posten ein.
Ging die Party länger, kommt sie als eigene Position dazu, mit dem Preis pro Stunde aus deinem Angebot.
Warum ich die Pauschale empfehle, erkläre ich im Beitrag DJ Gage pro Auftritt. Kurz: Der Kunde sieht einen klaren Preis, und Aufbau, Technik und Anfahrt gehen nicht unter.
Nimmst du vorab eine Anzahlung, stellst du dafür eine eigene Rechnung aus. In der Schlussrechnung ziehst du die Anzahlung wieder ab, mit Umsatzsteuer auch die Steuer darauf (§ 14 Absatz 5 UStG).
Wann du die DJ Rechnung schreiben willst, entscheidest du selbst: direkt nach dem Auftritt oder schon vorher, mit einem Zahlungsziel vor der Feier. Wichtig ist nur, dass es zu deinem Angebot passt.
Ein Zahlungsziel schreibt das Gesetz nicht vor, es gehört aber auf jede Rechnung, zum Beispiel „zahlbar innerhalb von 14 Tagen“. Ohne festes Datum kommt dein Kunde nach § 286 BGB erst 30 Tage nach Rechnung in Verzug, ein Privatkunde sogar nur, wenn die Rechnung ausdrücklich darauf hinweist.
Firmenkunde oder Brautpaar: Was gilt seit 2025?
Seit 2025 gibt es die E-Rechnung. Gemeint ist kein PDF per Mail, sondern eine Rechnung in einem strukturierten Datenformat wie XRechnung oder ZUGFeRD, das ein Computer auslesen kann.
- Privatkunden wie Brautpaare oder Geburtstagskinder: keine E-Rechnung nötig, PDF oder Papier reicht.
- Firmenkunden in Deutschland: Die E-Rechnung wird schrittweise Pflicht, bis Ende 2026 sind Papier und PDF (mit Zustimmung des Kunden) noch erlaubt.
- 2027: Pflicht nur bei mehr als 800.000 € Vorjahresumsatz. Darunter darfst du bis Ende 2027 noch wie bisher abrechnen.
- Ab 2028: E-Rechnung an Firmenkunden für alle, die nicht unter eine Ausnahme fallen.
- Kleinunternehmer und Kleinbetragsrechnungen bis 250 €: keine Pflicht, eine E-Rechnung zu schreiben.
- Empfangen musst du E-Rechnungen seit 2025 trotzdem, auch als Kleinunternehmer. Ein E-Mail-Postfach genügt dafür.
Für die Firmenfeier gilt außerdem: Wenn ein Unternehmen dich bucht, musst du innerhalb von sechs Monaten nach dem Auftritt eine Rechnung ausstellen. Bei Privatkunden schreibt dir § 14 UStG das nicht vor. Eine Rechnung ist trotzdem sinnvoll, weil sie zeigt, was vereinbart und bezahlt wurde.
Wenn du vor allem für Brautpaare und Geburtstage eine DJ Rechnung schreiben musst, ändert sich durch die E-Rechnung also wenig. Erst bei Firmenkunden wird sie zum Thema.
DJ Rechnung schreiben ohne Gewerbe?
Viele DJs suchen nach einer DJ Rechnung ohne Gewerbe. Die ehrliche Antwort: Für eine normale Rechnung brauchst du eine Steuernummer vom Finanzamt. Und ob du ein Gewerbe brauchst, hängt davon ab, wie du auflegst.
Ein Gewerbe ist laut Existenzgründungsportal des Bundes eine erlaubte Tätigkeit, die mit Gewinnabsicht betrieben wird und auf Dauer angelegt ist. Wer regelmäßig gegen Gage auflegt, erfüllt das in der Regel.
Ausgenommen sind freie Berufe, zum Beispiel künstlerische Tätigkeiten. Ob das bei dir zutrifft, entscheidet am Ende das Finanzamt. Kläre deinen Einzelfall mit einem Steuerberater, bevor du dich darauf verlässt.
Auf einer normalen Rechnung ist die Steuernummer Pflicht. Melde dich deshalb vor dem ersten Auftritt beim Finanzamt an.
Wer als Kleinunternehmer 19 % ausweist, schuldet sie trotzdem dem Finanzamt.
Für die Umsatzsteuer bist du Unternehmer, sobald du nachhaltig Einnahmen erzielst, auch ohne Gewinnabsicht (§ 2 UStG).
Wie du als DJ mit einem kleinen Gewerbe startest, zeige ich dir im Beitrag Kleingewerbe als DJ.
Fazit: Erst kalkulieren, dann abrechnen
Eine DJ Rechnung schreiben ist kein Hexenwerk. Acht Angaben, der richtige Hinweis zur Umsatzsteuer und ein Zahlungsziel, mehr braucht es nicht. Mit einer guten Vorlage ist jede Rechnung in wenigen Minuten fertig.
Die wichtigere Frage kommt vorher: Stimmt der Betrag überhaupt? Bevor du die nächste DJ Rechnung schreiben kannst, rechne deine Gage mit dem kostenfreien Gagenrechner nach. Er zeigt dir deine ideale Gage mit allen Posten, auf Wunsch mit 19 % Umsatzsteuer.
